احتمالاً یا شما صاحب یک ملک قدیمی هستید و یک سند منگوله‌دار قدیمی دارید و قصد دارید با توجه به مزایای سندهای تک‌برگی نسبت به تبدیل سند منگوله‌دار اقدام کرده و سند جدید بگیرید یا اینکه به‌تازگی یک ملک جدید خریده‌اید و باید سندتان را بانام و تاریخ جدید ثبت کنید. در وضعیت اول نیازی به حضور در دفاتر ثبت نیست و مستقیم به اداره ثبت املاک می‌روید ولی در وضعیت دوم ابتدا باید به یکی از دفاتر ثبت‌اسناد مراجعه کنید. در زمان معامله یک ملک یا زمین با هر نوع کاربری‌ای که داشته باشد نخستین قدم بعد از توافق‌های اولیه مراجعه به یک دفتر ثبت‌اسناد رسمی است تا معامله انجام‌شده در این دفتر ثبت شود. بدیهی است خریدار و فروشنده باید هر دو در دفتر ثبت حضورداشته باشند و مدارک هویتی خود را بیاورند. درصورتی‌که مالک یک ملک اشخاص حقوقی باشند شماره ثبت حقوقی آن و سایر مدارک برای انتقال سند موردنیاز است. دفاتر ثبت‌اسناد رسمی پیش از اینکه برای انتقال سند اقدام کنند، فهرستی از استعلام‌ها را از فروشنده یا همان صاحب فعلی سند دریافت می‌کنند. اولین استعلام مربوط به سند است. این استعلام توسط خود اداره‌ ثبت و به‌صورت سیستمی انجام می‌شود. برای استناد به جواب این استعلام ۲ روز زمان موردنیاز است. این استعلام برای این است که دفتر ثبت‌اسناد رسمی دریابد که آیا ملک یا زمین موردنظر پیش‌ازاین به شخص دیگری فروخته نشده است و اینکه آیا این سند اصطلاحاً درگرو یا بند نیست و آزاد است یا خیر؟ بدیهی است سندهایی که درگرو بانک و یا زندان و… باشند تا پیش از آزاد نکردن آن قابل‌انتقال نیستند. مسلماً در این شرایط سند جدیدی هم برایشان صادر نمی‌شود و باید ابتدا این موانع برطرف شود. هرگاه قصد واگذاری ملک یا زمینی را به شخص دیگری دارید، لازم است از قبل بدهی‌های خود را به شهرداری تسویه کرده باشید. برای اثبات این تسویه‌حساب‌ها، ارائه گواهی پایان کار شهرداری لازم است. این گواهی نشان می‌دهد که خانه یا ملک موردنظر عوارض و مالیات خود را پرداخت کرده و سند آن مشکلی ندارد. ارائه نامه از سازمان نوسازی و تعیین تکلیف کاربری ملک که آیا تجاری است یا مسکونی یا اداری و… نیز لازم است. باید نامه سازمان تأمین اجتماعی برای ملک‌های تجاری و صنعتی علاوه بر دو گواهی فوق مبنی بر تسویه‌حساب با این سازمان را هم هنگام خریدوفروش صادرشده باشد. وقتی‌که دو طرف بر سر خریدوفروش ملک یا زمین موردنظر به توافق رسیده‌اند و گواهی‌ها و نامه‌های تسویه‌حساب هم آماده‌شده است، مدارک لازم ارائه‌شده و همه‌‌چیز برای انتقال مالکیت فراهم است. نقل‌وانتقال سندهای منگوله‌دار در داخل خود دفترچه نوشته می‌شوند اما سندهای تک‌برگی این‌گونه نیستند. به‌هرحال نقل‌وانتقال انجام‌شده پس از تعیین موعد مقرر در داخل سند دفترچه‌ای وارد می‌شوند. دفتر ثبت‌اسناد به‌صورت مکانیزه خلاصه‌ای از نقل‌وانتقال انجام‌شده را به اداره ثبت ناحیه موردنظر ارسال می‌کند. حالا باید با سند قدیمی راهی اداره‌های ثبت شوید تا بتوانید سند جدید بگیرید. کسانی که خریدوفروش نکرده‌اند و سند قدیمی دارند، از این مرحله به بعد برای دریافت سند جدید باید همراه شوند. در این مرحله برای دریافت سند تک‌برگی مخصوص به ملک یا زمین موردنظر درخواست خود را به اداره ثبت ناحیه مربوطه ارائه دهید. باید فرم درخواست صدور سند تک‌برگی را پرکنید. در صحت ثبت اطلاعات دقت کنید چراکه یکی از منابع پر کردن سند استفاده از همین فرم است. اگر قصد فروش ملک یا زمین را نداشته و تنها برای تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگی اقدام کرده‌اید این نخستین گام شما محسوب می‌شود. تسویه‌حساب‌های شهرداری و استعلام سند هم پس از ارائه درخواست در اداره ثبت موردنظر پیگیری می‌شود. باید اصل سند مالكیت قبلی ملک‌ یا زمین چه برای تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگی چه برای نقل‌وانتقال سند مالكیت به اداره ثبت ارائه شود، در غیر این صورت سند جدید به شما تعلق نمی‌گیرد. اگر سند منگوله‌دار شما مفقود، یا به دلایل مختلف غیرقابل استفاده‌شده باشد باید قبل از اقدام برای تک‌برگی كردن سند، برای دریافت سند المثنی اقدام كنید.